Cómo redactar un email

El correo electrónico es un medio de comunicación que está totalmente integrado en nuestras vidas. Estoy segura de que tú también lo utilizas a diario.

Sin embargo, hay mucha gente que no tiene muy claro cómo escribir un correo electrónico cuando el destinatario es alguien con cierta autoridad, o es una persona desconocida. Incluso para dirigirte a tu comunidad también debes seguir una estructura.

Hoy quiero hablarte de cómo puedes redactar un email sea quien sea el destinatario del mismo. Voy a explicarte qué estructura debe tener, y también te daré unos tips para que tus correos electrónicos te queden de diez.

Mucho correo electrónico

El correo electrónico formal

El correo electrónico formal es un medio de comunicación que debes manejar a la perfección si quieres relacionarte de manera adecuada con otros profesionales, empresas, clientes e incluso tu comunidad de seguidores.

No pienses que porque vayas a redactar un correo electrónico formal estás siendo aburrido y tedioso. No tiene nada que ver; esto es algo que dicta el protocolo de los negocios.

Antes de explicarte cómo debes redactarlo, voy a darte dos consejos que sí o sí debes poner en práctica si quieres dirigirte de una manera profesional a tus destinatarios.

  • Utiliza una cuenta de correo electrónico adecuada: todos tenemos alguna cuenta de correo electrónico que utilizamos para cosas no importantes.

Cuando quieres enviar emails relacionados con tu negocio, olvídate de cuentas del tipo “eltiomasmolon@dominio.es” o “carlitos32184@dominio.com”.

Si no tienes una cuenta de correo electrónico corporativa crea una con tu nombre. Utiliza guiones o puntos para separar el nombre de los apellidos.

Si tu nombre ya está ocupado puedes poner un número; pero ten cuidado con ésto, utiliza números que sean fáciles de recordar para tus destinatarios.

Mira estos ejemplos: “carlos.martin@dominio.es”, “c.martin@dominio.es”, “carlos-martin@dominio.es”, “carlosmartin10@dominio.es”.

  • El tipo de letra: te aconsejo que utilices una tipología y tamaño de letra profesionales. Times New Roman y Arial en tamaño 12 son las más utilizadas para enviar este tipo de comunicaciones.

Una vez que ya tienes preparada tu nueva cuenta de correo electrónico y ya has definido el estilo y tamaño de la letra que vas a utilizar, llega el momento de comenzar a escribir tu email.

Redacta un email perfecto en 6 pasos

Un email formal está estructurado igual que una carta formal, con la diferencia de que aquí estamos escribiendo con nuestro teclado.

Este documento debe ser breve y muy conciso, además de claro para el destinatario.

Veamos cómo debe estar estructurado:

El saludo

Comienza tu email saludando a tu destinatario. En el caso de ser una persona conocida puedes utilizar un saludo más cercano, del tipo “Buenos días, Carlos”, por ejemplo.

Pero si vas a enviar tu correo electrónico a una persona que no conoces, nunca empieces con ese saludo tan cercano.

En ese caso, debes comenzar con un saludo del tipo “Muy Sr. mío”, “Estimado Sr. López”, “Estimado Director de Operaciones”, etc. También hay un saludo formal que se utilizar en muchas ocasiones pero a mi no me termina de convencer.

Se trata del saludo “A quien corresponda”; se utiliza cuando no conoces el nombre del destinatario. Utilizarlo tiene su lógica, porque si ni siquiera sabes si es hombre o mujer.

Aún así, a mi no me gusta demasiado; en esas ocasiones yo utilizo este saludo “Muy Sres. Míos”. Poniéndolo en plural ya incluyes los dos géneros.

Por supuesto, olvídate del “hey”, “qué pasa”, “oye”… eso es muy malsonante.

El comienzo del email

Si la persona a quien diriges el correo ya te conoce, es bueno que rompas el hielo con alguna pregunta interesándote por él o ella. Algo como “¿Qué tal todo?”, “¿Cómo está?”

Chequeando el correo electrónico

Si tu destinatario es un desconocido y no os conocéis aún, entonces debes presentarte. Haz una breve presentación en no más de dos líneas para que esa persona te ubique. Mira este ejemplo:

“¿Qué tal? Soy Perico Pérez, de la empresa HHH, y asistí a su conferencia del pasado día 14 de marzo en San Petesburgo”

“Mi nombre es Ana, soy astronauta y me gusta mucho el trabajo que haces. Te sigo desde hace mucho tiempo, estudié tu curso “SSS” y ahora que estoy poniendo en marcha mi proyecto, me gustaría conocerte” (este ejemplo quizá esté más próximo a tu día a día).

Puede darse el caso de que ya os conocéis tu destinatario y tú, pero no hay ningún tipo de relación, y tampoco tiene por qué haberla. Imagina que tienes que enviarle algo que está esperando de ti. Puedes comenzar tu correo de esta manera:

“Tras nuestra conversación telefónica del pasado día 2, y tal y como habíamos quedado, adjunto a este correo le envío la documentación requerida”.

El contenido del correo electrónico

Aquí tienes que ser muy breve y decirle a tu destinatario en no más de 5 líneas todo lo que deseas transmitirle. Mi consejo es que no hagas un párrafo largo; es mucho mejor que lo dividas en dos, porque así es mucho más visual y se lee más rápido.

No incluyas información innecesaria. Ve directamente al grano y no pongas ninguna floritura. Piensa que todos ahora estamos saturados de correos e información, y escaneamos la información, no la leemos.

La despedida

Igual que el comienzo, la despedida también tiene que ser formal. Yo te aconsejo utilizar dos, en función de lo que hayas contando durante el contenido.

Si necesitas que tu destinatario te dé una respuesta puedes despedirte de esta manera: “En espera de su respuesta, reciba un cordial saludo”.

Y si no tiene que responderte nada, puede despedir tu correo electrónico así “Sin otro particular reciba un saludo”.

Si no quieres tanto formalismo, puedes despedir tu correo con un “Atentamente”, “Saludos cordiales” o “Un saludo”.

Tu firma

Esta es otra parte de tus emails que debes cuidar con todos los detalles. La firma da un plus de formalidad, a la vez que confianza, a tus destinatarios.

Ten cuidado con la información que compartes, he visto firmas que parecían otro correo nuevo. No es necesario que pongas todo lo que se te ocurra.

Lo ideal es que tu firma contenga esta información: tu nombre completo, el cargo que ocupas en tu empresa (si es el caso), el nombre de tu empresa, tu correo electrónico, tu teléfono y tu nombre de usuario en Skype y/o Hangouts.

El Asunto de tu email

El asunto de tu correo es lo más importante de todo, en especial cuando vas a enviar un correo a personas muy ocupadas que no te conocen. También debes prestar especial atención a esta parte de tu email cuando estás enviando el correo a tu comunidad de suscriptores.

Esta parte de tu correo electrónico tiene que resumir todo lo que vas a comentar a tu destinatario en una sola frase. Es como si eligieras un titular de todo el contenido.

Te pongo algunos ejemplos que pueden ayudarte: “Reunión del próximo día 26”, “Convocatoria para Skype el miércoles 5”.

Un consejo, si eres honesto/a y muestras sinceridad y cercanía, es muy probable que tu destinatario abra el correo y te responda. Pero, eso sí, huye de frases comerciales y obsoletas del tipo “Pregunta rápida”, “Correo sobre un tema importante”. Así, nunca abrirá tu email.

Arroba de emails

Tips para que tus correos electrónicos te queden impecables

Lo primero que debes valorar es el tono en el que vas a dirigirte a tu destinatario. Si estás enviando una newsletter tienes que utilizar el mismo tono que usas en tu blog o web.

Si utilizas un copy conversacional en tu web, debes mantener ese tono en los correos electrónicos que envíes a tus suscriptores. Y no por ello vas a perder la formalidad propia de un email.

También es importante que valores a quién vas a dirigirte. Si quieres conocer a alguien de tu sector con una autoridad elevada y una edad superior a la tuya, es probable que tendrás que emplear el “usted”.

Pero, no obstante, te invito a que observes cómo se expresa esta persona en sus RRSS para tratar de entender cómo le gusta que se dirijan a él/ella.

Aquí te dejo unos consejos que te ayudarán a la hora de escribir tus emails:

  • Utiliza un lenguaje sencillo y formal. La formalidad no está reñida con la sencillez. Olvídate de buscar vocablos rimbombantes que no gustan a nadie.
  • No escribas párrafos largos. Si tienes que compartir mucha información, hazlo en pequeños párrafos de no más de 3 líneas cada uno.
  • Aprende a sintetizar la información. Si quieres que tu destinatario lea tu correo, ayúdale con frases concisas, cortas y cargadas de información. Tienes que escribir de manera muy directa sin perder la elegancia.
  • No utilices negritas, subrayados y adornos en el texto. Esto sólo puedes hacerlo si el contenido es largo y lo requiere.
  • Por favor, cero faltas de ortografía. Y revisa tu texto las veces que haga falta. Te aconsejo que lo leas en voz alta, ya verás como siempre cambias algo para mejorar la calidad del contenido.

¿Cómo envías tus correos electrónicos?, ¿tienes una estructura diferente?, ¡Cuéntanos!